4 ขั้นตอน Data Cleansing เข้าใจง่าย สำหรับ SME

จากครั้งที่แล้วเราได้รู้จักกระบวนการ ‘การจัดการข้อมูล’ กันไปแล้ว หลายคนคงอยากเข้าใจถึงขั้นตอนในแต่ละ แบบเจาะลึกมากขึ้น ครั้งนี้เราจะมาทำความเข้าใจหลักการ การทำความสะอาดข้อมูลหรือ Data Cleansing เพื่อให้ธุรกิจ SME สามารถนำข้อมูลไปวิเคราะห์หรือต่อยอดได้ วันนี้ SME กล้าให้เลยหยิบข้อมูลการ Data Cleansing มาฝากกัน

ขั้นตอนที่1 หมั่นเติมความรู้

แน่นอนว่าบางครั้งการที่เราเก็บข้อมูลมากใช่ในธุรกิจ SME ของเราอาจได้รับข้อมูลซ้ำมา ซึ่งอาจมีสาเหตุมาจากการที่ลูกค้ากรอกข้อมูลซ้ำเพราะลืมว่าเคยกรอกแล้ว ทีมงานที่ลงไปเก็บข้อมูลเป็นคนละกลุ่ม ทำให้มีข้อมูลแบบเดียวกันเป็นจำนวนเยอะมาก ซึ่งจะยากต่อการจัดการ เราจึงควรจัดเรียงข้อมูลแล้วลบข้อมูลที่เหมือนกันและซ้ำซ้อนกันออกไป ยกเว้นแต่มีข้อมูลบางอย่างที่เรามีวัตถุสงค์ในการเก็บข้อมูลซ้ำที่ต่างกรรมต่างวาระหัน เช่น เวลาเข้า-ออกสถานที่ ก็อาจะเก็บไว้ได้ตามวัตถุประสงค์ในการใช้งาน

ขั้นตอนที่2 Categorize จำแนกข้อมูล

ข้อมูลที่เราได้มานั้น ถือว่าเป็นข้อมูลดิบ เราจะต้องทำการแยกข้อมูลให้ชัดเจน และเป็นระบบเสียก่อน เพื่อให้สามารถทำ ขั้นตอนต่อไปได้ เช่น ชื่อ – นามสกุล, จังหวัด, เพศ เป็นต้น ทั้งนี้วิธีการแบ่งหรือจำแนกข้อมูลไม่ข้อจำกัดหรือสูตรตายตัว ส่วนใหญ่มักขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้แบ่ง วัตถุประสงค์การนำไปใช้งานต่อ หรือจำกัดของข้อมูลที่เรามีอยู่

ขั้นตอนที่3 Standardizing จัดการข้อมูลให้เป็นมาตราฐาน

ส่วนใหญ่ข้อมูลที่เราได้มาจะมีการใช้รูปแบบตัวสะกด ตัวย่อ แต่มีวัตถุประสงค์สื่อถึงข้อมูลเดียวกัน เช่น ข้อมูลที่อยู่ของลูกค้า ลูกค้าต้องการแจ้งว่าอยู่จังหวัดกรุงเทพมหานคร แต่ลูกค้าอาจกรอกข้อมูลว่า กรุงเทพฯ หรือ กทม. หรือ ก.ท.ม. ซึ่งขั้นตอนนี้จะช่วยทำให้รูปแบบของข้อมูลมีระเบียบ และง่ายต่อการจัดการมากขึ้น

ขั้นตอนที่4 Correcting

ในขั้นตอนนี้จะเป็นการแก้ไขข้อมูลที่มีความผิดพลาด เช่น อาจจะใส่ตัวอักษรเกิน หรือใส่ตัวเลขเกิน เป็นต้น ให้มีความถูกต้องก่อน ในขั้นตอนนี้ถือว่าต้องใช้เวลาและมีความยุ่งยากอยู่บ้าง ทั้งนี้การปรับแก้ข้อมูลควรทำด้วยความระมัดระวัง มีการตรวจสอบข้อมูลและเช็คให้มั่นใจทุกครั้ง ก่อนทำการปรับแก้ข้อมูล



สำหรับธุรกิจ Micro SME การทำ Data Cleaning จะเป็นขั้นตอนที่มีความยุ่งยากและต้องใช้เวลานานพอสมควร อาจจะด้วยข้อมูลที่ค่อนข้างมากอยู่บ้าง แต่เพื่อให้ข้อมูลที่ได้มามีความสมบูรณ์ไว้ใช้ในการวิเคราะห์ด้านอื่นๆ ต่อ ถือว่าเป็นขั้นตอนที่มีความสำคัญ และเป็นปะตูด่านแรกที่จะช่วยพาธุรกิจ SME ของคุณไปสู่เป้าหมายได้